Chữ ký số (token điện tử) là thiết bị không thể thiếu của tổ chức. Không có chữ ký số Viettel, doanh nghiệp KHÔNG THỂ khai báo thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài
Token điện tử đóng nhiệm vụ như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Nhưng theo thực tế, khi có nhu cầu sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp vẫn còn nhiều thắc mắc.
Bài viết này sẽ tổng hợp cho bạn mọi thứ liên quan đến token điện tử, nếu như bạn đang có nhu cầu đăng ký sử dụng nó thì chớ bỏ qua bài viết này nhé!!!
1. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy. Dùng nó để đảm bảo lời hứa của mình và điều đấy không thể rút lại được.
Token điện tử không sẽ không phải dùng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản hợp động.
Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai: mỗi cá nhân sẽ phải có 1 cặp khóa gồm có một khóa công khai và một khóa bí mật là private key. Trong đó:
- “PRIVATE KEY” – khóa bí mật: là một khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
- “PUBLIC KEY” – khóa công khai: là một khóa trong cặp khóa dùng để để kiểm duyệt chữ ký số, nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
- “NGƯỜI KÝ” nghĩa là thuê bao sử dụng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đấy dưới tên mình.
- “NGƯỜI NHẬN” là đơn vị hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm duyệt chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các công việc, giao dịch liên quan.
- “KÝ SỐ” nghĩa là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó.
Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, kê khai Hải quan điện tử, giao dịch trong lĩnh vực Bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.
Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token. Chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu còn được gọi là mã PIN.
Đặc điểm của chữ ký số
Hình dạng chữ ký số: Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token. USB Token là thiết bị phần cứng dùng để làm ra cặp khóa công khai và khóa bí mật cũng giống như lưu trữ thông tin của khách hàng.
Chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu còn được gọi là mã PIN.
Tại sao doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký chữ ký số?
Doanh nghiệp phải có token điện tử để kê khai Thuế qua mạng: Theo quy định của pháp luật, ngay lúc công ty thành lập và có giấy phép kinh doanh thì phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.
Đồng thời, theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 kể từ ngày 1/7/2013, các công ty đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng.
Hóa đơn điện tử hợp lệ nên có chữ ký điện tử: Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc 100% doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử, chậm đặc biệt là ngày 1/11/2020. Để sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp nên có token điện tử hợp lệ.
Khai BHXH điện tử cần có chữ ký số: Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử. công ty muốn thực hiện khai triển giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu tiên quyết là nên có chữ ký số hợp pháp.
Tính pháp lý của chữ ký số
Ngày 29/11/2005 Chính phủ đã ban hành Luật Giao dịch điện tử; Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ chứng nhận chữ kí số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007.
Khi tiến hành giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng là cá nhân, cơ quan, tổ chức phải sử dụng chữ kí số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng nhận chữ kí số công cộng cấp.
Công đoạn dùng chữ kí số bao gồm 2 quá trình:
- Tạo chữ kí (sử dụng khóa bí mật để ký số)
- Kiểm duyệt chữ kí (kiểm tra khóa công khai có hợp lệ hay không)
Các thông tin của doanh nghiệp mà chữ ký số mã hóa bao gồm
- Tên của doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
- Số hiệu của chứng thư số (số seri)
- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số
- Tên của công ty chứng thực chữ ký số
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
- Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi dùng của chứng số.
- Các hạn chế về trách nhiệm của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chứng nhận chữ ký số.
- Các thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ thông tin Truyền Thông.
Mua chữ ký số ở đâu? Dịch vụ chữ ký số nào uy tín?
Vào thời điểm hiện tại, công ty có thể mua chữ ký số của các công ty sau: VIETTEL, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA… Các nhà sản xuất này được phép phân phối chữ ký số cho công ty theo quy định của pháp luật.
Nhà cung cấp chữ ký số Viettel hiện tại là đơn vị uy tín và cung cấp chứng thư số nhiều nhất trên thị trường, dù giá chữ ký số cao hơn nơi khác.
Viettel – Ca cũng hỗ trợ tốt mỗi khi phát sinh lỗi trong bảo mật nội dung doanh nghiệp. Công ty có thể dùng dịch vụ chữ ký số của cơ quan này nếu như thấy phù hợp.